Kategorie:FrmPrevodZahaj

Účetnictví>Převod nový rok

Formulář slouží pro převod záznamů (např. práv, číselných řad, počátečních stavů), které jsou uloženy v databázi odděleně na jednotlivé roky. Tento formulář se nezobrazí pokud

• se v přihlašovacím okně do systému Edis-one nenabízí následující rok (nutné ručně editovat soubor edisone.ini) nebo
• pokud v databázi není vytvořen prostor pro následující rok (to obvykle dělá IT oddělení společnosti Dibaq).

Pokud není proveden ani základní převod, tak v novém roce Edis-one nejsou k dispozici žádné číselné řady, sklady apod.

Převod na nový rok lze spouštět opakovaně. Obvykle dochází k přepisu záznamů v následujícím roce (to může být nepříjemné pokud jsou ručně měněné číselné řady). Ručně přidané záznamy v následujícím roce se nesmažou. Výjimku tvoří přenos počátečních stavů skladu, kdy se vytvoří pro každý převod vždy nový kompletní počáteční stav.

Záložka Zahájení

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Zápis nové věty.

V rámci zahajovacího převodu zatrhneme Provést převod číselníků a Provést převod číselných řad. Na data v pravé dolní části okna nemusíme brát zřetel, mají význam pouze pro převod objednávek.

• Provést převod číselníků - převede:

• nastavení formulářů
• střediska
• typy daňových dokladů
• druhy pohybu
• přirážky / slevy
• stroje (vozidla)
• seznam skladů
• konfigurace dodavatelských objednávek
• číselník řádků odběratelských objednávek
• konfigurace odběratelských objednávek
• skladové účetní skupiny
• skladové účetní skupiny vyjímky
• výkonové účetní skupiny
• povolené skladové pohyby
• skladové číselné řady
• přepočtové tabulky
• výkony a služby
• konfigurace maximálních poskytovaných slev (modul Objednávky (tabulka KonfMaxSlev))
• konfigurace propojení mezi číselnou řadou odběratelských objednávek a skladovými číselnými řadami (modul Čárový kód - Konfigurace číselných řad (tabulka CK_OOCR_SCR))

• Provést převod číselných řad - převede masky a názvy všech číselných v evidencích uvdených v záložkách níže (ve výchozím nastavení je u všech zatrhnuto Provést převod číselných řad za evidenci). Lze tedy zvolit, zda se mají číselné řady za tyto evidence převádět nebo ne. Volba Změnit masku umožňuje nahradit nějaký znak v masce jiným znakem např. číslovku roku. Masky i názvy číslných řad lze podrobněji změnit i po příhlášení do následujícího roku v Číselníky>Dokladové číselné řady. Od verze 4.6.7 se převádí pouze ty číselné řady, které ještě nebyly převedeny.

• Provést převod odběratelských objednávek - převede všechny nerealizované odběratelské objednávky, u kterých je termín dodání větší nebo roven uvedenému datu.

• Převod nevyřazených zakázek - převede také zakázky, kde datum vyřazeno je mladší než první den následujícího roku. Pokud nechceme převádět vyřazené zakázky, pak toto pole NEzatrhávat. Převod lze dělat opakovaně (např. dojde-li ke změně v předchozím roce (zakázky nebudou zdvojeny ani se nerozpojí vazby na faktury).

Záložka Sklad

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Zápis nové věty.

V rámci zahajovacího převodu není třeba převádět.

Před převodem stavu skladu je dobré udělat základní převod a okno Zahajovací převod (tento formulář) zavřít, aby se uložila konfigurace.

• Provést převod skladu - povolí další volby převodu skladových karet. Tato volba nesouvisí s převodem seznamu skladů. Ty se převedou volbou Provést převod číselníků v předchozí záložce.

• Převod počátečního stavu - právě tato volba způsobí založení nových počátečních stavů v Sklad>Příjem / Výdej. Tato volba způsobí, že převod projde všechny pohyby na daném skladu ve stávajícím roce a vytvoří nový vnitropodníkový příjem do následujícího roku (při opětovném převodu se vytvoří nový počáteční stav, je tedy dobré předchozí stav smazat z Sklad>Příjem / Výdej).

• Převod výrobních cen - převede údaje z Sklad>Evidence skladu>Nový / Oprava>záložka Ceny pro vnitropodnikové účtování do následujícího roku.

Záložka Číselníky

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Výmaz věty.

V rámci zahajovacího převodu zatrháváme Provést převod konfigurace, práv a nastavení uživatelů, Provést převod pokladen, Provést převod fir. bank. účtů, Provést převod výkazů, účetní osnovy a souboru účtů, Provést převod číselníků obchodních zástupců, Provést převod konfigurace, práv a nastavení uživatelů, Provést převod stromu základních skladových karet, Provést převod stromu organizací. (Pokud není nějaká evidence využívána např. obchodní zástupci, pak zatržení této volby nemá vliv.)

• Provést převod konfigurace, práv a nastavení uživatelů - bez tohoto nebudou mít uživatelé v následujícím roce přístup např. na číselné řady. Pozor, pokud v následujícím roce budete měnit masky číselných řad, pak tento převod musí být sputěn před úpravou řad.

• Provést převod počátečního stavu souboru účtů - konečný stav 12. měsíce za každý účet (Účetnictví - Soubor účtú) zapíše do následujícího roku do počátečního stavu (oprava - záložka obecné). Hodnota se automaticky zapíše na MD nebo D. Při opakovaném použití se tyto hodnoty přepíšou.

• Provést převod stavu souboru účtů - stav za každý měsíc současného roku zapíše do záložky Stav účtu k minulému období v opravě souboru účtů.

Záložka Číselníky II

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Export věty.

V rámci zahajovacího převodu zatrháváme Provést převod číselníků Intrastat a Provést převod pracovníků.

Záložka Saldokonto

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Import věty.

V rámci zahajovacího převodu nepřevádíme.

Tato záložka slouží pro převod neuhrazených pohledávek a závazků do následujícího roku.

Neuhrazený doklad rozpozná systém podle rozdílu částek Celkem a Zaplaceno. Ve spodní části záložky je možné nastavit limit tohoto rozdílu. Implicitně se tedy doklady, kde rozdíl mezi Celkem a Zaplaceno je menší než 1 považují za zaplacené. Rozdíl může vzniknout zaokrouhlováním.

Neuhrazený dobropis má splněny tyto podmínky: typu daňového dokladu je dobropisem a zároveň je uvedená organizace odběratele a zároveň není vyplněno datum doručení opraveného dokladu.

Při opětovném převodu se doklady v následujícím účetním období aktualizují následujícím způsobem:

• systém projde ve stávajícím období (např. 2018) všechny položky, které by měly být převedeny

• Pokud již byla položka převedena do následujícího období (např. 2019) a je ve stávajícím období zaplacena nebo přeplacena, pak se smaže z následujícího období (např. 2019).
• Pokud je položka převedena a není ve stávajícím období zaplacena nebo přeplacena, pak se kontroluje, zda se nezměnila celková cena nebo cena v cizí měně. Pokud ke změně došlo, pak se aktualizují v následujícím období řádky a ceny na hlavičce. Jiné změny se neaktualizují.

• Č. řada založena - informace, zda je číselná řada (maska) pro evidenci minulých let již založena. Pokud je zatrhnuto, tak se Prefix masky pro č. řadu převodu a jeho vyplnění nehraje roli.

Záložka EPS

Pro zobrazení je nutné uživateli na formuláři Převod na nový rok nastavit právo Tisk.

V rámci zahajovacího převodu lze převést všechny položky.

Známé problémy při převodu

Formulář je úplně prázdný

Pro zobrazení záložek je nutné nastavit uživateli na formuláři Převod na nový rok tato práva:

• záložka Zahájení - Zápis nové věty
• záložka Sklad - Oprava věty
• záložka Číselníky - Výmaz věty
• záložka Číselníky II - Export věty
• záložka Saldokonto - Import věty
• záložka EPS - Tisk
• záložka Konec - Kopie věty

Chyba při převodu počátečního stavu skladu - Záznam je realizován. Nemůže byt změněn.

K této chybě může dojít, pokud byly sklady v aktivním roce realizovány až k úplně poslednímu dni v roce (tedy 31. 12.). V tom případě se při převodu skladů zkopíruje datum realizace i do následujícího roku. Při převodu počátečního stavu skladu vzniká záznam v Příjmu / výdeji typu počáteční stav, který je ve výchozím nastavení datován na 31. 12. Pokud však byly sklady realizovány, tak nelze záznam s tímto datem pořídit. Řešení je zrušit realizaci v následujícím roce a znovu provést realizaci např. k 30. 12. Pak již lze převod provést.

Chyba při volbě Provést převod počátečního stavu souboru účtů - nebyl nalezen účet xxx

Nejčastěji vznikne tak, že nebyl předem a nebo současně udělán převod Provést převod výkazů, účetní osnovy a souboru účtů. V následujícím roce nejsou žádné soubory účtů a tak nelze převádět jejich zůstatky.

Chyby při převodu skladu - nenalzen vkoddph

Při úvodním převodu není dobré převádět zároveň také sklady (druhá záložka). Před převodem skladů by se měl formulář Převod nový rok zavřít.

Chyba při převodu počátečního stavu skladů - master recored missing

V chybě může být text Větu z číselníku skladových karet nelze smazat, protože existuje vazba do evidence řádky skladových dokladů. Může vzniknout pokud v následujícím roce neexistuje karta, která byla ve stávajícím roce. Např. pokud byla po převodu skladu založena karta ve stávajícím roce ještě na jiném skladu.

Chyba - v pokladně se po zadání pokladního dokladu neobjeví nic v mřížce

(Přitom doklady jsou vytvořeny, protože při vytváření nového dokladu se zvýší číslo dokladu.) Toto může být způsobeno tím, že se neprovedl převod pokladen (Číselníky - Provést převod pokladen) a není tak naplněna tabulka Pokl_UO.